Funciones de Excel
Funciones de tiempo en Excel
Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer información específica de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora.Cada función, de acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente información:
La función HORA en Excel
Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la función HORA de la siguiente manera:La función MINUTO en Excel
Para extraer la información de los minutos utilizamos la función MINUTO:La función SEGUNDO en Excel
Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la función SEGUNDO:La función EXTRAE en Excel
La función EXTRAE en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto.Sintaxis de la función EXTRAE
La función EXTRAE tiene 3 argumentos:- Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres.
- Posición_inicial (obligatorio): El número de la posición que ocupa el primer carácter que deseamos extraer. El primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1.
- Núm_de_caracteres (obligatorio): El número de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posición inicial.
Ejemplo de la función EXTRAE
Para probar la función EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo en el cual extraeré la palabra “Archivo 5” del contenido de la celda A1.- En la celda B1 comenzamos introduciendo la fórmula:
=EXTRAE( - Ya que el primer argumento de la función es la cadena de texto, haré clic sobre la celda A1 para obtener la referencia de celda:
=EXTRAE(A1, - El segundo argumento de la función es la posición inicial de la
palabra “Archivo 5” dentro de la cadena de texto de la celda A1. Esta
posición es la número 4.
=EXTRAE(A1,4 - El último argumento es el número de caracteres que deseo extraer que
son 9. Es importante considerar el espacio en blanco como un carácter y
de esta manera tengo la fórmula final:
=EXTRAE(A1,4,9)
La función EXTRAE y las fechas
Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la función EXTRAE con datos de tipo fecha con la intención de obtener información del día, del mes o del año. Sin embargo estos intentos siempre resultarán en un error ya que las fechas en Excel son un número el cual tiene formato de celda especial para mostrarse como texto. La solución para extraer las partes de una fecha es utilizar las funciones DIA, MES y AÑO.La función CONCATENAR en Excel
La función CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy útil cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenación.Sintaxis de la función CONCATENAR
La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos especificar en la función es de 255 y el único obligatorio es el primer argumento.- Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unirá a la cadena de texto final.
- Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son opcionales a partir del segundo argumento.
Ejemplo de la función CONCATENAR
La función CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la información está distribuida en varias columnas y deseamos integrar la información en una sola. Por ejemplo, tengo información de los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los siguientes pasos.
- En la celda D2 comenzaré a escribir la función CONCATENAR especificando el primer argumento:
=CONCATENAR(A2,
- Como segundo argumento debo especificar un espacio vacío de manera
que el Nombre y el Apellido paternos permanezcan separados en la nueva
cadena de texto:
=CONCATENAR(A2," ",
- Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que será el Apellido paterno con su respectivo espacio:
=CONCATENAR(A2," ",B2," ",
- Y como último paso en el quinto argumento irá el Apellido materno:
=CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2)
La función REDONDEAR en Excel
La función REDONDEAR en Excel nos ayuda a
redondear un número a una cantidad de decimales especificados. La
cantidad de decimales especificados puede ser un número positivo,
negativo o cero.
Sintaxis de la función REDONDEAR
La función REDONDEAR tiene dos argumentos obligatorios:- Número (obligatorio): El número que va a ser redondeado.
- Núm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea redondear.
Ejemplos de la función REDONDEAR
En la celda A1 tengo el valor 16.475 y utilizaré la función REDONDEAR con diferentes valores para el segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.
Cuando el segundo argumento de la función REDONDEAR
es mayor a cero entonces el número se redondea a la cantidad de
decimales especificada. Si colocamos un cero como segundo argumento,
entonces se redondeará hacia el número entero más próximo. Por el
contrario, si especificamos un número negativo, entonces la función REDONDEAR hace el redondeo hacia la izquierda del separador decimal.
Ahora observa el valor 2.3928 siendo redondeado a una, dos y tres posiciones decimales.
Debes recordar que la función REDONDEAR hace siempre
un redondeo hacia arriba a partir del número 5, de lo contrario el
redondeo ser realizará hacia abajo. Considera los siguientes ejemplos:
REDONDEAR(4.845,2) = 4.85
REDONDEAR(4.844,2) = 4.84
La función SUMAR.SI en Excel
La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.Sintaxis de la función SUMAR.SI
La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.
- Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.
- Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma.
- Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.
El Criterio de la suma puede estar especificado como número,
texto o expresión. Si es un número hará que se sumen solamente las
celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión
podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos. Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos. Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.
Ejemplos de la función SUMAR.SI
El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que contienen el número 5.
Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número 5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI
encuentra las celdas que tienen el número 5 y suma su valor. Ya que las
celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se hace la suma de
ambas celdas lo cual da el número 10 como resultado.
Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas
que sean menores a 3. Observa el resultado de esta nueva fórmula.
Ventas de un vendedor
Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI
el cual nos deja especificar un rango de suma diferente al rango donde
se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo una lista de
vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor específico.
Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que
debe ser igual al texto en la celda F1. El tercer argumento de la
función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo
sumar.
La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra
la suma de las ventas que pertenecen a Juan y excluye el resto de
celdas. Podría modificar un poco esta fórmula para obtener las ventas
de un mes específico. Observa el resultado de esta adecuación en la
celda F5:
La función BUSCARV en Excel
La función BUSCARV en Excel nos permite buscar
un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el
valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un
ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la
búsqueda dentro de un directorio telefónico.
Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona
dentro del directorio telefónico de nuestra localidad debemos tener el
nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre
dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número
correcto.
Crear una tabla de búsqueda
Para poder utilizar la función BUSCARV debemos
cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar
debemos tener la información organizada de manera vertical con los
valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función
BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su
nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:
Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera
columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los
valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de
las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la
columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen
otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una
fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la
tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda
está lista podemos utilizar la función BUSCARV.
Sintaxis de la función BUSCARV
La función BUSCARV tiene 4 argumentos:- Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
- Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
- Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.
- Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.
Ejemplo de la función BUSCARV
Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos:
- En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
- En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:
=BUSCARV(
- Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e
introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la
función:
=BUSCARV(E1,
- Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de
datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango
de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo
introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,
- Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV
me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda
E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo
tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera
finalizo el tercer argumento con una coma (,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
- Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
Observa el resultado de la función recién descrita:
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que
podemos modificar su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.
Errores comunes al usar la función BUSCARV
- Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
- Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF!
- Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #VALOR!
- Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.
La función BUSCARV es una de las funciones más
importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender
correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho provecho de esta
función.
La función BUSCAR en Excel
La función BUSCAR en Excel nos permite buscar
un valor dentro de un rango de celdas y como resultado nos devolverá el
valor correspondiente del rango de resultados que especifiquemos. La función BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma matricial.
Forma vectorial de la función BUSCAR
Comenzaré explicando la forma vectorial de la función BUSCAR.
Bajo esta forma podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual
debe ser una sola columna o una sola fila. La sintaxis para realizar la
búsqueda es la siguiente:
- Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.
- Vector_de_compraración (obligatorio): Un rango de celdas que está formado por una sola columna o una sola fila en donde se realizará la búsqueda.
- Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila de resultados que deseamos obtener.
El Vector_de_comparación debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la función devolverá resultados incorrectos. En caso de especificar el Vector_resultado deberá ser del mismo tamaño que Vector_de_comparación.
Ejemplo de la función BUSCAR en forma vectorial
Para este ejemplo tengo una lista de alumnos con sus nombres,
apellidos y calificaciones y de los cuales deseo encontrar la
calificación de alguno de ellos con tan solo especificar su nombre.
En la celda F1 colocaré el nombre del alumno y en la celda F2 la función BUSCAR la cual me ayudará a obtener su calificación. Desarrollemos la fórmula paso a paso:
- Introducir la función BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor buscado.
=BUSCAR(F1,
- Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizará la búsqueda:
=BUSCAR(F1, A2:A6,
- El último argumento será el rango que tiene los resultados que deseo
obtener y que en este ejemplo son las calificaciones en C2:C6:
=BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6)
Observa cómo la función BUSCAR regresa la calificación que corresponde al nombre buscado.
Si en lugar de la calificación quisiera obtener el apellido del
alumno basta con cambiar el tercer argumento de la función para indicar
el rango que contiene los apellidos que es B2:B6.
Forma matricial de la función BUSCAR
La función BUSCAR también puede ser utilizada con un
arreglo, el cual debe estar formado por los valores de búsqueda y los
valores de regreso. La sintaxis para realizar la búsqueda de manera
matricial es la siguiente:
- Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.
- Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los valores de búsqueda y de resultados.
Ejemplo de la función BUSCAR en forma matricial
Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la función BUSCAR
en forma matricial. Supongamos que tengo un arreglo con las vocales del
abecedario: {“A”,”E”,”I”,”O”,”U”} y por otro lado un arreglo indicando
el número de vocales: {1, 2, 3, 4, 5}.
Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qué número de vocal le corresponde. Para ello puedo utilizar la siguiente fórmula:
=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5})
La función BUSCAR regresará el número de vocal que haya encontrado en la celda A1. Observa el resultado:
La función ESBLANCO en Excel
La función ESBLANCO en Excel es una función que
comprueba el valor de una celda y devuelve el valor lógico VERDADERO en
caso de que sea una celda vacía, de lo contrario regresará el valor
FALSO.
Sintaxis de la función ESBLANCO
La función ESBLANCO solamente tiene un argumento.
- Valor (obligatorio): valor o referencia a la celda que deseamos validar.
Ejemplos de la función ESBLANCO
En la siguiente imagen puedes observar cómo la función ESBLANCO en la celda B1 regresa un valor FALSO cuando pasamos como argumento la referencia de la celda A1 la cual contiene un texto.
Por el contrario, si en la celda B2 utilizamos la función ESBLANCO para evaluar el contenido de la celda A2, obtendremos un valor VERDADERO porque la celda A2 está vacía.
La función ESBLANCO regresará el valor FALSO cuando la celda que está siendo evaluada contiene un error. Observa el siguiente ejemplo.
La función ESNOD en Excel
La función ESNOD en Excel nos ayuda a saber si
una celda contiene el error #N/A. Este tipo de error indica que Excel no
ha encontrado el valor especificado, es decir tenemos un valor No
Disponible (N/A = Not Available).
Sintaxis de la función ESNOD
- Valor (obligatorio): El valor que deseamos evaluar para saber si contiene el tipo de error #N/A.
Ejemplos de la función ESNOD
En la siguiente imagen puedes observar en la columna A una serie de
valores diferentes. La celda A1 contiene un texto, la celda A2 un
número, la celda A3 es una celda vacía.
Las celdas inferiores contienen diferentes tipos de errores y
solamente la celda A8 contiene el tipo de error #N/A. Ahora en la
columna B utilizaré la función ESNOD para evaluar los valores de la columna A. Observa el resultado a continuación:
De esta manera comprobamos que la función ESNOD regresará el valor VERDADERO solo en caso de encontrar el tipo de error #N/A. Un uso muy práctico de la función ESNOD es para saber si el resultado de otra función es específicamente el error #N/A. Observa la siguiente fórmula:
=ESNOD(BUSCARV("valor", D1:G14, 4))
En este ejemplo estoy utilizando la función ESNOD para saber si la función BUSCARV regresa un error del tipo #N/A.
La función ESERROR en Excel
La función ESERROR en Excel nos ayuda a
comprobar si un valor es un error y nos devuelve el valor VERDADERO o
FALSO. El valor evaluado puede ser una celda o una fórmula cuyo
resultado será evaluado.
Sintaxis de la función ESERROR
- Valor (obligatorio): Es el valor que se desea evaluar.
Ejemplos de la función ESERROR
La función ESERROR evalúa el valor de una celda para
saber si contiene alguno de los errores de Excel. Observa la siguiente
imagen que contiene todos los errores posibles en Excel y a su lado el
resultado de la función ESERROR.
Sólo en el caso en donde la celda tenga un valor de error la función ESERROR devolverá el valor VERDADERO. En el ejemplo anterior las celdas A9, A10 y A11 no contienen un error y por lo tanto la función ESERROR devuelve el valor FALSO
La función RESIDUO en Excel
El residuo es el sobrante de una división inexacta. La función RESIDUO en Excel nos ayuda a obtener el sobrante (residuo) que haya resultado de la división de dos números.Sintaxis de la función RESIDUO
La sintaxis de la función RESIDUO es la siguiente:- Número (obligatorio): Número que será dividido. También conocido como dividendo.
- Núm_divisor (obligatorio): Número por el cual se sea hacer la división.
Ejemplos de la función RESIDUO
RESIDUO(21, 5) = 1
RESIDUO(23, 5) = 3
RESIDUO(25, 5) = 0
Si el resultado de la función RESIDUO es cero será un indicador de que tenemos una división exacta y por lo tanto tenemos un número que es divisible.
La función DIAS.LAB en Excel
La función DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el número de días laborables entre dos fechas determinadas. La función DIAS.LAB nos permite especificar un conjunto de días de vacaciones que serán excluidos de los días laborables contabilizados.Sintaxis de la función DIAS.LAB
A continuación una descripción de los argumentos de la función DIAS.LAB:- Fecha_inicial (obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se comenzarán a contar los días laborables.
- Fecha_final (obligatorio): La fecha que marca el final de la contabilización de días laborables.
- Vacaciones (opcional): Conjunto de una o varias fechas que serán excluidas del calendario de días laborables.
Ejemplos de la función DIAS.LAB
En el siguiente ejemplo podrás observar el número de días laborables que existen entre el 1 de enero del 2012 y el 22 de febrero del 2012.La función deja de contabilizar las fechas especificadas como vacaciones y lo puedes ver reflejado en el resultado final.
Si por alguna razón llegamos a colocar en la lista de días de vacaciones la fecha de un sábado o de un domingo esos días no surtirán ningún efecto porque la función DIAS.LAB no contabiliza esos días. Observa en el siguiente ejemplo cómo he agregado a la lista de días de vacaciones un par de fechas que corresponden a un sábado (18/02/2012) y un domingo (19/02/2012) y sin embargo el resultado de la función DIAS.LAB no cambia respecto al ejemplo anterior:
Observa que para este último ejemplo no utilicé el nombre Vacaciones en el tercer argumento de la función sino que coloqué explícitamente la referencia para el rango B3:B7. Esto nos confirma que podemos utilizar ambos métodos al momento de especificar la lista de días de vacaciones.
Comprobar la divisibilidad de un número
En el siguiente ejemplo tenemos una columna de números y otra columna de divisores. Podemos conocer fácilmente las parejas de números que son divisibles utilizando la función RESIDUO y observando aquellos que tienen un residuo igual a cero.La función DIASEM en Excel
La función DIASEM en Excel nos devuelve el número que identifica a un día de la semana, es decir, nos regresa un número entre 1 y 7 el cual indicará qué día de la semana corresponde a una fecha determinada.Sintaxis de la función DIASEM
La función DIASEM tiene dos argumentos- Núm_de_serie (obligatorio): Es la fecha de la cual necesitamos conocer el día de la semana.
- Tipo (opcional): Nos permite configurar el día asignado como primer día de la semana.
En base al número especificado en el segundo argumento será la numeración de los días. A continuación la tabla de posibles valores para el argumento Tipo:
Ejemplos de la función DIASEM
Para conocer el día de la semana que corresponde a la fecha “14/02/2012” podemos utilizar la función DIASEM de la siguiente manera:Mostrar el nombre del día
Como hemos visto, la función DIASEM devuelve el número de día de la semana (Domingo = 1, sábado = 7), pero es posible obtener el nombre del día si utilizamos el formato personalizado “dddd” para una celda que contenga la fecha original. Para nuestro ejemplo he copiado la fecha de la celda B1 a la celda B3 y he aplicado el formato de la siguiente manera:La función DIASEM nos ayudará a conocer fácilmente el día de la semana que corresponde a cualquier fecha especificada.
No hay comentarios:
Publicar un comentario